- ใครมีปัญหาเรื่องการหลงลืมสิ่งสำคัญที่ต้องทำ รู้ตัวอีกทีก็ใกล้กำหนดต้องส่งงานหรือเลยกำหนดส่งไปแล้วบ้าง
- ใครมีชีวิตวุ่นวายตกอยู่ในความรีบเร่งตลอดเวลา
- รายการสิ่งที่ต้องทำมากมายทำยังไงก็ไม่มีวันหมด ไม่สามารถควบคุมอะไรได้เลย ไม่รู้จะต้องทำอะไรก่อนเพราะเร่งเหมือนกันหมด
- ชีวิตไม่สมดุลให้ความสำคัญกับบทบาทใดบทบาทหนึ่งในชีวิตมากเกินไปเช่น ทำงานมากเกินไปจนลืมให้ความสำคัญของครอบครัวเป็นต้น
ถึงเวลาแล้วที่ต้องต้องจัดการอะไรสักอย่างกับชีวิต
บทความนี้ขอแนะนำวิธีการที่ผ่านการลองผิดลองถูกมาด้วยตัวเอง จากหนังสือหลายเล่ม การทำ Time Boxing หรือ Eisenhower Box วิธีการเหล่านี้อาจจะยังไม่ใช้วิธีการที่ดีที่สุดแต่สามารถนำไอเดียไปปรับใช้ในแบบฉบับของตัวเองและใช้ Application ในมือถือให้เป็นประโยชน์สูงสุด
หลักการทีเอามาใช้ในการบริหารเวลา โครงการ และสิ่งที่ต้องทำ
1. มีเป้าหมายแต่ละด้านอย่างชัดเจน
เพื่อให้เราไม่โฟกัสไปกับบทบาทด้านในด้านหนึ่งมากเกินไปจนเสียสมดุล ซึ่งบทบาทที่เราต้องแสดงในชีวิตเช่น พนักงานบริษัท หัวหน้า ลูกน้อง พ่อ ลูก สามี เพื่อน เป็นต้น โดยส่วนตัวผมได้แบ่งประเภทของงานตามบทบาทในชีวิตดังนี้
ด้านกายภาพ จิตใจ
หน้าที่ที่สำคัญของชีวิตคือกาพัฒนาด้านจิตใจ ดูแลร่างกายให้สุขภาพดีเพื่อนำไปทำประโยชน์ต่อตนเองและผู้อื่น
ครอบครัว
เป็นหน้าที่ที่สำคัญเป็นอันดับต่อมาเราอาจจะเป็นลูกต้องดูแลพ่อแม่ ในขณะเดียวกันเราก็เป็นพ่อแม่ต้องดูแลลูก
ธุรกิจส่วนตัว
สำหรับใครที่มีกิจการส่วนตัว เช่น ขายของออนไลน์ เขียนบทความ ทำอาชีพ Freelance เป็นต้น
อาชีพการงาน
ในทีนี้ผมหมายถึงงานประจำ เราใช้เวลาส่วนมากในชีวิตในการทำงานเพื่อนำเงินมาเลี้ยงตัวเองและครอบครัว
การออมและการลงทุน
การศึกษาความรู้เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญ ถ้าเราหาเงินมาได้แล้วใช้หมดไป ในจิตใจเราคงขาดความมั่นคงและห่างไหลการมีอิสระภาพทางการเงิน
ด้านสังคม
การให้เวลากับกัลยาณมิตร เครือข่ายทางสังคม เพื่อความก้าวหน้าด้านต่าง ๆ
แต่ละคนจะมีงานตามบทบาทหน้าที่ต่างกัน บทบาทแต่ละส่วนควรสมดุลในแต่ละสัปดาห์ แต่ความสมดลไม่ได้หมายความว่าต้องใช้เวลาเท่ากัน ควรจะขึ้นอยู่กับบริบทของชีวิตของเราตอนนั้น ๆ เช่นใครกำลังเรียนก็ต้องใช้เวลาในการเรียนมากเพราะเป็นหน้าที่หลักในตอนนั้น..
2. รายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do List)
รายการสิ่งที่ต้องทำเกิดขึ้นตามบทบาทหน้าที่ของเรา และให้เราจัดความสำคัญของงานนั้น เช่นการใช้หลักการของ Eisenhower Box (สำคัญ-ไม่เร่งด่วน , สำคัญ-เร่งด่วน , ไม่สำคัญ-เร่งด่วน,ไม่สำคัญ-ไม่เร่งด่วน)
3. วางแผนรายสัปดาห์
การวางแผนล่วงหน้า 1 สัปดาห์เป็นช่วงเวลาที่ไม่สั้นหรือไม่นานจนเกินไป การนัดหมายส่วนใหญ่ค่อนข้างแน่นอนแล้ว เราสามารถใส่สิ่งที่ต้องทำไว้ในช่องว่างของช่วงเวลาเวลา (Time Boxing) ได้แม่นยำ
หลักการใส่รายการสิ่งที่ต้องทำลงในช่วงเวลาในปฏิทิน อาจจะจัดตามลำดับความสำคัญของงานที่มีความสำคัญสูงควรและต้องใช้ความคิดควรทำในช่วงเช้า
4. Time Boxing
คือทำรายการสิ่งที่ต้องทำในวันนั้นมากำหนดช่วงเวลาว่าจะเริ่มทำตอนไหนเสร็จงานตอนไหน
ช่วงแรกผมมักจักประเมินตัวเองสูงเกินไปเสมอคือคิดว่าสามารถทำงานเสร็จเร็วเกินความเป็นจริง ต้องคอยปรับแผน พอเราทำบ่อย ๆ การคาดการได้แม่นยำยิ่งขึ้น
5. บริหารสิ่งที่ต้องทำเป็นรายโครงการ (Project)
เพื่อป้องกันการสับสนถ้าเรามีงานที่เรารับผิดชอบหลายโครงการให้แยกรายการสิ่งที่ต้องทำหรือสิ่งที่ต้องมอบหมายให้คนอื่นไปตามแต่ละโครงการ เราก็จะสามารถทำงานและติดตามแต่ละโครงการด้วยความมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารเวลา และสิ่งที่ต้องทำ
ผมยังไม่ขอลงรายละเอียดสำหรับเครื่องมือแต่ละตัว บทความนี้จะขอพูดในส่วนของภาพรวม และจะลงรายละเอียดในบทความต่อไป..
Asana
เหมาะสำหรับบริหารโครงการต่าง ๆ ที่ค่อนข้างซับซ้อนมีผู้ที่รับผิดชอบในการทำงานหลายคน และงานแต่ละชิ้นมีหลายขั้นตอนแต่ละขั้นตอนต้องใช้คนที่แตกต่างกัน
ส่วนตัวผมได้นำมาใช้งานโครงการส่วนบุคคล ทำงานโดยแยกสิ่งที่ต้องทำเป็นโครงการ (Project)
ข้อดีของ Asana คือจะมีหน้าที่เรียกว่า MY TASK คือจะรวม Task แต่ละโครงการที่เรารับผิดชอบ ทำให้สามารถบริหารงานทุกโครงการโดยไม่ผิดพลาด โดยไม่ต้องไปไล่ดูรายละเอียดของแต่ละโครงการตลอดเวลา และสามารถแสดงผลเป็นแบบ list view , Kanban Board , Calendar
เนื่องจากใช้งานบุคคล ผมใช้แบบ Free Plan ก็เพียงพอแล้วครับ
Google Calendar
เป็นบริการฟรีของ Google ที่ทรงประสิทธิภาพ ผมนำมาใช้ในการทำ Time Boxing โดยแยกประเภทงานสีที่ต่างกัน เช่น สีเหลืองใช้กับบทบาทในการทำงานประจำ สีเขียวสำหรับงานส่วนตัว สีม่วงสำหรับการพัฒนาตัวเองหรือสิ่งที่สำคัญกับตัวเอง สีฟ้าคือสิ่งที่ต้องทำทั่วไปเป็นต้น
จุดประสงค์เพื่อจะเห็นความสมดุลของแต่ละบทบาทในแต่ละสัปดาห์ของเราครับ
ผมใช้ Google Calendar ในการวางแผนงานรายสัปดาห์ควบคู่กับ Todoist ครับ
Todoist
ใช้บริหารจัดการงานที่มีระยะเวลาประมาณ 1 สัปดาห์และไม่เกิน 2 สัปดาห์รายการสิ่งที่ต้องทำส่วนใหญ่ดึงมาจาก Asana ซึ่งผมมี 2 บอร์ดสำหรับทำงานส่วนตัวและงานบริษัทฯ ก็เอามารวมไว้ที่นี่
จุดประสงค์คือผมต้องการเห็นภาพรวมของชีวิต ใช้ในการบริหารพลังงาน ใช้เปิดดูระหว่างวัน เพราะโหลดเร็วและง่ายมาก ๆ
ซึ่งหน้าที่หลักของ Todoist ที่ผมใช้งานคือใช้แบ่งงานตามบทบาทหน้าที่ในชีวิต และจัดลำดับความสำคัญตามหลักการ Eisenhower Box
และที่เจ๋งที่สุดคือสามารถทำงานร่วมกับ Google Calendar ได้แบบเป็นเนื้อเดียวคือใส่รายการใน Google Calendar มันจะมาโผล่ที่ Todoist ในทางกลับกันก็ทำได้สะดวกสบายสุด ๆ
(Todoist มีสามารถใช้จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำและโครงการส่วนบุคคลได้ดี แต่สำหรับโครงการที่มีความซับซ้อนโดยส่วนตัวคิดว่า Asana น่าจะตอบโจทย์มากกว่า ตอนนี้ผมจึงใช้ทั้งสองตัวเพราะทั้งสองมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันครับ สำหรับบางคนที่ไม่ต้องการความยุ่งยากให้เลือกใช้ตัวใดตัวหนึ่งตามความชอบส่วนตัวได้เลย)
สำหรับคนที่ใช้ App To-Do list เป็นครั้งแรกแนะนำ Todoist เพราะใช้ง่ายสุด ๆ ครับ
Notion
เป็น Application ที่ล้ำสุด ๆ มีความสามารถทุกอย่างที่ Asana , Google Calendar และ Todoist ทำได้และยังมีความสามารถอื่นอีกมากมาย แต่การใช้งานก็ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้อยู่พอสมควร ส่วนตัวผมใช้งานเป็น Data Base สำหรับใช้เก็บข้อมูลระยะยาวเช่น New Year Resolution, ข้อมูลการลงทุน, เป้าหมายระยะยาว, บทความน่าสนใจ, ความรู้ต่าง ๆ เป็นต้น
Notion เป็นเครื่องมือที่น่าสนใจมากแต่ผมยังไม่ตัดสินใจใช้แทน Asana หรือ Todoist เพราะโดยส่วนตัวคิดว่า Application ใน Android ยังไม่เสถียรเท่าที่ควรบางครั้งก็มีอาการค้างให้เห็น…คงต้องรอการปรับปรุงอีกสักนิด
สรุปการใช้งาน
คงไม่มีการบริหารจัดการเวลาแบบไหนที่เหมาะกับทุกคน วิธีการที่ดีที่สุดคือการทดลองหาวิธีที่เหมาะสมกับจริตของตัวเอง หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์เป็นไอเดียไปปรับใช้ และขอบคุณที่อ่านจนจบครับ
Mr.Indy
