เนื่องจากบทความที่แล้วผมได้เขียนเรื่องของการบริหารชีวิตโดยการใช้ Application ในมือถือก่อนที่จะไปลงรายละเอียดของ Application แต่ละตัว วันนี้ผมจะมาแชร์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในขณะที่ทำ To-Do list ไม่ว่าจะทำในกระดาษหรือ Application ก็ตาม
ตอนที่เริ่มทำ To-Do list เรามักจะใส่ทุกสิ่งทุกอย่างที่เราทำลงไป และเมื่อทำรายการใดสำเร็จเราจะรู้สึกถึงความความสุข ต่อมาความสุขเหล่านั้นจะค่อย ๆ จางหายไปเพราะ To-Do list ของเราก็จะ บวม อวบอ้วน ทำให้ทำงานไม่ทัน รู้สึกกดดัน เพราะสิ่งที่ต้องทำมากเกินไป อีกทั้งหลายงานยังเลยกำหนดระยะเวลาที่เราตั้งใจไว้…ต้องเลื่อนแล้วเลื่อนอีก (ใครมีอาการแบบนี้ ลงไปอ่านต่อเลยครับ)
ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do list)
- มีรายการที่ต้องทำมากเกินไป
- งานบางรายการค้างอยู่ใน To-Do list นานเกินไป อาจเพราะต้องรองานจากคนอื่น , กำลังค้นหาข้อมูล,ปริมาณงานมากต้องใช้เวลาในการทำหลายวัน
- หลงลืมงานที่ทำค้างไว้ รู้ตัวอีกทีก็เลยเวลาส่งงานแล้ว
- มีงานเร่งด่วนแทรกเข้ามา จนเราไม่ได้ทำงานสำคัญของเราจริง ๆ
- รับปากช่วยเหลืองานคนอื่นโดยไม่ประเมินภาระโหลดของตัวเอง ทำให้ทำงานหนักและไม่ทันเวลาสักงาน
ไอเดียวิธีจัดการกับปัญหาเหล่านั้น
นี่ไม่ใช้สูตรสำเร็จทุกคนลองเอาไปปรับใช้ดูนะครับ
จัดลำดับความสำคัญของวันนั้นให้ได้
ถ้าไม่จัดลำดับความสำคัญเราจะรู้สึกว่างานทุกงานมีความสำคัญและเร่งด่วนเท่า ๆ กันหมด เผลอไปทำงานที่ไม่สำคัญจนหมดวัน ที่ร้ายกว่านั้นยังรู้สึกว่าตัวเองทำงานหนักด้วย..
วิธีการจัดลำดับความสำคัญเช่น สมมุติว่าวันนี้เรามีงานที่ต้องทำ 5 อย่าง ให้รวบงานเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นไว้เป็นงานเดียวอย่างเช่น สแกนนามบัตร, เก็บข้อมูลลงแฟ้ม หรืองานแอดมินต่าง ๆ
ยกตัวอย่างการจัดลำดับความสำคัญ + Time Boxing
9:00 น.-11:00 P1 (เตรียมคอนเซป เขียนเนื้อหาเพื่อทำ Presentation สำหรับประชุมกับลูกค้า)
ให้เผื่อเวลาว่างไว้สักหนึ่งถึงครึ่งชั่วโมงเผื่อกรณีที่อาจจะมีงานเข้ามาแทรกหรือเราประมาณการเวลาผิดพลาด และเผื่อเวลาไว้พักผ่อนสมองบ้าง
13:00 น.-14:00 P3 (งานแอ็ดมินเช่น สแกนนามบัตร เก็บเอกสารลงแฟ้ม)
หลังจาพักเที่ยงเป็นช่วงเวลาที่เราจะรู้สึกง่วง พยายามจัดการงานที่ไม่ต้องใช้ความคิดมากนัก จะได้ขยับตัวไปมาบ้างแก้ง่วงครับ
14:30 น.-17:00 P2 (ทำไฟล์ Power Point สำหรับประชุมกับลูกค้า)
งานนี้แตกต่างจากงาน P1 เพราะไม่ต้องใช้ความคิดมากมายนัก แค่จัดเรียงข้อมูลที่เราเตรียมไว้ในตอนเช้า ช่วงนี้เป็นเวลาที่สมองเราเหนื่อยล้าแล้วครับ
ทำงานที่สำคัญที่สุดเพียง 1 งานให้สำเร็จ
ให้เราตั้งใจว่าจะทำงานที่สำคัญที่สุดจริง ๆ ให้เสร็จอย่างน้อย 1 อย่างต่อวันส่วนงานอื่นถ้าเราเลื่อนออกไปจะรู้สึกผิดน้อยทำให้เราจัดการบริหารความเครียดได้ดี
งานแทรกจากหัวหน้าทำยังไงดี?
หลังจากที่เราจัด Time
Boxing เป็นที่เรียบร้อย อยู่ ๆ ก็มีงานแทรกเข้ามา สุดท้ายก็รวนพังไปหมด
อย่างแรกเลยให้เราศึกษาทำความเข้าใจสไตร์การทำงานของหัวหน้าเราเองเช่น
ชอบสั่งงานตอนเช้า สั่งงานตอนเย็น งานด่วนมาตลอด
อะไรประมาณนี้เราจะได้จัดสรรค์การวางแผนของเราให้ตรงกัน (เพราะเราเปลี่ยนใครไม่ได้
โดยเฉพาะหัวหน้าและแฟนของเรา 555)
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ เราต้องเจรจาอย่างมีเหตุผล ห้ามรับมาโดยไม่เจรจาถ้าเรามีงานสำคัญที่กำลังทำอยู่ วิธีการคือให้เรารับงานที่หัวหน้าสั่งมาก แล้วสอบถามว่าต้องการให้เสร็จเมื่อไหร่ ถ้าจะเอาเดี่ยวนี้ให้แจ้งว่าตอนนี้เรากำลังทำงานอะไรอยู่ คงต้องเลื่อนงานที่กำลังทำอยู่ออกไป.. แล้วสุดท้ายหัวหน้าคุณจะเป็นคนตัดสินใจเองว่างานไหนสำคัญกว่ากัน
พักผ่อนบ้างเพื่อความ Productive
อย่าจัดเวลาแน่นจนเกินไป ให้มีเวลาว่างเพื่อพักผ่อนสมอง เช่นเดินออกไปดูสนามหญ้าเขียวๆ ออกไปชงกาแฟสักแก้ว และไม่ควรพักผ่อนหน้าคอมพิวเตอร์หรือการเล่นมือถือ เพราะโลกโซเชียลดึงพลังสมองโดยไม่รู้ตัว
จัดโต๊ะทำงานและหน้า Desktop ในคอมพิวเตอร์ให้โล่ง
ควรจะมีข้อมูลของงานทีเรากำลังทำอยู่ไว้บนโต๊ะหรือหน้า Desktop เพียงอย่างเดียว เพื่อทำให้เราไม่หลุดโฟกัส เผลอไปทำงานอื่น ๆ ที่สำคัญน้อยกว่าโดยไม่รู้ตัว เพราะส่วนใหญ่งานที่สำคัญน้อยกว่าจะทำง่ายกว่าไม่ต้องใช้พลังสมองมากนั่นเอง (สมองเรามีแนวโน้มทำสิ่งที่ง่าย)
มองเกมส์ยาวเป็นสัปดาห์
ควรกำหนดช่วงเวลาการทำงานแต่ละชิ้นล่วงหน้าประมาณ 1 สัปดาห์ เราจะทราบภาระโหลดของเราจริง ๆ ทำให้เราไม่รับปากช่วยงานผู้อื่นพร่ำเพรือโดยไม่รู้ตัว เช่นเราจะรู้ล่วงหน้าว่าสัปดาห์นี้ยุ่งมากอาจจะช่วยเหลือใครแบบเร่งด่วนไม่ได้ และเราก็สามารถอธิบายได้ด้วยจะได้ไม่ผิดใจกันครับ
แบ่งงานเป็นงานย่อย ๆ
ถ้าเราทำ To-Do list เป็นงานชิ้นใหญ่ ๆ งานก็ไม่เสร็จสักทีอาจจะหมดกำลังใจได้ ให้เราแบ่งงานชิ้นนั้นเป็นงานย่อย ๆ เช่น การทำไฟล์ Present ลูกค้าจะมี
- ร่างโครงเรื่อง
- หาข้อมูลอ้างอิง
- หารูปภาพประกอบ
- ทำไฟล์ Power Point
- ส่งให้หัวหน้ารีวิว
- ทำการแก้ไข
ประมาณนี้เราก็จะเป็นความคืบหน้าของตัวเอง งานไหนที่ต้องรอคนอื่นก็สามารถติดตามได้ง่าย และสามารถสลับไปทำงานอื่นได้โดยเราไม่ต้องกังวล
งานไหนที่ยังไม่คิดจะทำตอนนี้หรืออาจจะไม่ได้ทำให้ย้ายไป Later list
อาจมีบางงานที่เราคิดจะทำในอนาคตหรือไม่แน่ใจว่าจะทำหรือปล่าว อย่าใส่ไว้ใน List หลัก ให้ย้ายไปที่ Later List หรือลบไปเลยก็ได้ นี่เป็นเรื่องทางจิตวิทยาทำให้ To-Do list เราไม่บวมจนเกินไปจนทำให้เราแกล้งไม่สนใจมัน
การทำ To-Do list อย่าโลภใส่รายการมากเกินไป ให้พยายามมองตามความเป็นจริงว่าเรารับมือปริมาณงานเหล่านั้นได้แค่ไหน และอย่าลืมว่าเราเป็นมนุษย์ปุถุชนมี ความเบื่อ ความขี้เกียจ เกิดขึ้นตลอดเวลาเราจะบริหารจัดการอย่างไรให้ดีเราจะได้มีความสุขในการทำงาน
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือเรื่องหนึ่งคือการมีวินัยในตัวเอง ถึงเราจะมี To-Do list ที่ดีแค่ไหนก็ตามถ้าเราขาดวินัยก็ไม่มีประโยชน์อะไร วินัยเป็นนิสัยที่เราต้องฝึกฝนและรักษา พยายามฝึกวันละเล็กน้อยกับเรื่องเล็ก ๆ ทำให้เรารับผิดชอบกับสิ่งที่เราวางแผนไว้โดยที่ใครไม่ต้องมาบังคับชีวิตก็จะอยู่ในความควบคุม มีความแตกต่าง และ Productive อย่างแน่นอนครับ
By Mr.Indy
