ฟังเนื้อหาผ่าน Indybook’s Podcast
ในการทำงานเรามักจะมีรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อจะควบคุมการทำงานให้มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือรายการสิ่งที่ “ต้องไม่ทำ” ซึ่งจะช่วยให้เราไม่เสียเวลาโดยปล่าวประโยชน์ครับ
เนื้อหาต่อไปนี้เป็นส่วนหนึ่งที่ผมประทับใจจากการที่อ่านหนังสือ The 4-Hour Workweek (ทำน้อยแต่รวยมาก) เขียนโดย Timothy Ferriss
“รายการสิ่งที่ต้องไม่ทำ” เป็นสิ่งที่ยกระดับประสิทธิภาพในการทำงานมากกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำเสียอีก
เพราะสิ่งที่ต้องไม่ทำจะเป็นตัวกำหนดสิ่งที่เราต้องทำได้
นี่คืออุปนิสัยชวนเครียดที่ทำเป็นประจำ 9 อย่างที่เจ้าของกิจการและคนทำงานออศฟิตควรกำจัดทิ้งเป็นอย่างยิ่ง
1. อย่ารับสายเบอร์โทรศัพท์ที่ไม่คุ้นเคย
ขณะที่เราทำงานอย่างลื่นไหลและมีสมาธิ เราก็รับโทรศัพท์มีสายหนึ่งโทรเข้ามาขายประกัน โดยส่วนใหญ่จะพูดอ้อมค้อมไม่เข้าประเด็นสักทีและคุณก็ไม่กล้าตัดบทเพราะกลัวเสียมารยาท สุดท้ายคุณปฏิเสธไป สิ่งที่เกิดขึ้นคือ คุณเสียเวลาคุยไป 10-15 นาที ต้องคอยมาปรับจูนสมาธิให้สามารถทำงานชิ้นที่คุณกำลังทำอยู่ได้อาจใช้เวลาสักครึ่งชั่วโมง และประเด็นสำคัญ ความคิดดี ๆ อาจหายไปแล้วก็ได้ครับ
บางสายที่ไม่สำคัญ คุณลองส่งข้อความว่าจะโทรกลับในภายหลัง หรือฝากข้อความไว้ได้จะดีกว่า
2. อย่าส่งอีเมลเป็นอย่างแรกในตอนเช้าและอย่าทำเป็นอย่างสุดท้ายในตอนกลางคืน
การอ่านและส่งอีเมลในตอนเช้าจะทำให้ลำดับความสำคัญของคุณปั่นป่วนไปหมด ในช่วงเช้าคุณควรทำงานที่ต้องการใช้สมาธิ เพราะพลังสมองของคุณยังดีอยู่ การอ่านและตอบอีเมลควรจะทำหลังจาก 10 โมงไปแล้วหรือหลังจากที่ทำงานสำคัญที่สุดผ่านไปอย่างน้อยหนึ่งอย่าง
ส่วนการอ่านอีเมลก่อนนอนผ่านมือถืออาจจะทำให้คุณนอนไม่หลับ หรือหลับไม่สนิทกับเรื่องกวนใจ เพราะส่วนใหญ่คุณต้องรอเวลาถึงตอนเช้าก่อนที่จะแก้ปัญหาเหล่านั้นได้
โดยส่วนตัวผมจะไม่อ่านอีเมลหลังเลิกงาน และจะไม่มีอีเมลของบริษัทไว้ในมือถือด้วย กรณีมีเหตุฉุกเฉินเกือบทั้งหมด จะใช้โทรศัพท์เข้ามาไม่อีเมลมาแน่นอนครับ
3. อย่ายอมเข้าประชุมหรือนัดพบโดยไม่มีการกำหนดประเด็นและเวลาสิ้นสุดที่แน่ชัดเสียก่อน
การประชุมที่ดีควรจะระบุผลลัพธ์ที่ต้องการ วัตถุประสงค์ รายการหัวข้อที่ชัดเจน และควรส่งเอกสารในการประชุมไปทางอีเมลล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจก่อน ส่วนมากจะใช้เวลาในการประชุมไม่เกิน 30 นาที
จงขอร้องล่วงหน้าให้ทุกคนเตรียมตัวให้ดี และใช้เวลาให้คุ้มค่ามากที่สุด การประชุมแต่ละครั้งมีราคาแพงมาก เพราะต้องใช้เวลาผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนพร้อมกัน เช่นถ้าผู้เข้าร่วมประชุมมี 10 คนใช้เวลา 1 ชั่วโมง เท่ากับต้องเสียเวลาไปทั้งหมด 10 ชั่วโมงเลยทีเดียว
เพราะฉะนั้น อย่าเชิญคนที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุม และต้องไม่ยอมเข้าประชุมในเรื่องที่เราไม่เกี่ยวข้องด้วยครับ
4. อย่าปล่อยให้คนอื่นพูดเรื่อยเปื่อย
ให้พยายามพูดว่า “ผมกำลังทำธุระอยู่ ว่าแต่คุณมีอะไรรึปล่าว” เพื่อเข้าประเด็นที่สำคัญเวลาที่มีใครโทรศัพท์เข้ามาหา หัวใจสำคัญในการทำงานให้สำเร็จคือการเข้าสู่ประเด็นให้เร็วที่สุด
5. อย่าเช็คอีเมลบ่อย “รวมไว้เป็นชุดใหญ่” และเช็กดูเฉพาะเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น
พุ่งเป้าหมายไปยังสิ่งสำคัญที่คุณต้องทำในวันนี้ แทนจะตอบอีเมลด่วน
ให้ตอบอีเมลทีเดียววันละ 2-3 ครั้งก็เพียงพอครับ
6. อย่าเสียเวลาเจรจามากเกินไปกับลูกค้าที่สร้างผลกำไรต่ำและต้องการการดูแลสูง
เส้นทางสู่ความสำเร็จที่แน่นอนไม่มี แต่เส้นทางสู่ความล้มเหลวนั้นมีแน่ และมันคือการพยายามที่จะทำให้ทุกคนพอใจ
จงใช้กฎ 80/20 วิเคราะห์ลูกค้าของคุณใน 2 รูปแบบ ลูกค้า 20% ที่สร้างผลกำไร 80% ให้คุณ และลูกค้า 20% ที่จะทำให้เสียเวลา 80% หลังจากนั้นก็ให้จัดการพวกสร้างปัญหาเยอะ สร้างรายได้น้อย ให้ไปอยู่ในระบบอัตโนมัติ โดยแจ้งกฎใหม่เป็นข้อ ๆ หรือให้จัดลำดับความสำคัญเป็นลำดับท้าย ๆ ถ้ารับไม่ได้ให้แนะนำคนขายเจ้าใหม่ให้กับพวกเขา
จากประสบการณ์ส่วนตัวของผม ลูกค้าพวกนี้ทำให้เราเสียเวลาเป็นอย่างมาก ซื้อน้อยต่อรองมาก มีปัญหาจุกจิกมากมาย ต้องการดูแลเป็นพิเศษทำให้สูญเสียทรัพยากรของบริษัทจำนวนมาก
ลูกค้าชั้นดีเค้าจะซื้อเยอะหรือมีแนวโน้มเยอะขึ้นตามการเติบโต ต่อรองราคาสมเหตุสมผล นิสัยน่ารัก จงรักษาลูกค้า 20% นี้ไว้ดี และอย่าไปเสียเวลากับลูกค้านิสัยไม่ดีถ้าเค้าจะซื้อก็ไม่ว่า แต่ต้องเป็นเงื่อนไขของเราครับ
7. อย่าทำงานมากเพื่อแก้ปัญหาทุกอย่าง จงลำดับความสำคัญ
ถ้าคุณไม่จัดลำดับความสำคัญ ทุกเรื่องจะกลายเป็นเรื่องสำคัญและเร่งด่วนไปหมด ถ้าคุณระบุงานที่สำคัญที่สุดหนึ่งชิ้นสำหรับวันนี้ออกมา งานเกือบทุกชิ้นที่เหลือจะดูไม่สำคัญและเร่งด่วนต่อไปอีกแล้วแล้ว
บางครั้งแค่ปล่อยเรื่องบางเรื่องที่แย่ ๆ ให้ช้าไปบ้าง เพื่อให้งานที่ใหญ่กว่าสำคัญกว่าเสร็จ
การรับมือกับงานที่มาเกินไป ไม่ใช้การทำงานหนักขึ้นเพื่อให้งานทุกอย่างเสร็จ แต่เป็นการระบุให้ได้ว่าอะไรเป็นสิ่งที่สำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงชีวิต และธุรกิจของเราตางหาก
8. อย่าพกโทรศัพท์มือถือติดตัวตลอดเวลา
จงมีอย่างน้อยหนึ่งวันในแต่ละสัปดาห์ที่อยู่ห่างจากอุปกรณ์ดิจิตอลต่าง ๆ ปิดมันซะ หรือทิ้งไว้ในโรงรถหรือในรถได้ยิ่งดี ผมแนะนำให้คุณทิ้งโทรศัพท์ไว้ที่บ้านในกรณีที่คุณออกไปทานอาหารค่ำ การโทรศัพท์กลับช้าไปสัก 1-2 ชั่วโมงคงไม่เป็นไร หรือจะโทรกลับในวันรุ่งขึ้นคงจะไม่ใช่ปัญหา
เรามีโทรศัพท์มือถือเพื่อใช้ทำงานติดต่อสื่อสารได้เร็วขึ้น เพื่อจะได้มีเวลามากขึ้นเป็นเรื่องโกหกสิ้นดี โทรศัพท์สมาร์ทโฟนนี่เหละเป็นเป็นตัวดึงเวลาไปจากเรามากที่สุด
9. อย่าคาดหวังว่างานจะช่วยเติมเต็มความว่างเปล่าของความสัมพันธ์และกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานจะเติมเต็มให้ได้
งานไม่ใช่ทั้งหมดของชีวิต เพื่อนร่วมงานไม่ควรเป็นเพื่อนกลุ่มเดียวที่คุณมี
วางแผนชีวิตออกมา แล้วทำตามนั้นเหมือนกับการประชุมสำคัญทางธุรกิจ และบังคับตัวเองให้ทำงานให้เต็มที่ในชั่วโมงที่น้อยที่สุด พุ่งเป้าทำสิ่งที่สำคัญที่สุดแค่ไม่กี่อย่างให้เสร็จแล้วรีบเผ่น
—-
ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะทำอะไรดีให้เริ่มจากสิ่งที่คุณไม่ควรทำก็ได้ครับ แต่ทั้งนี้การเริ่มปฏิบัติคุณควรเริ่มแค่ 1-2 ข้อก่อนก็ได้ครับทำได้แล้วค่อย ๆ เพิ่มทีหลังได้ครับ
เรียบเรียงโดย Mr.Pop
