พูดถึงโปรแกรม To-Do list ก็มีมากมายให้เลือกใช้ วันนี้ผมจะมาแนะนำ Application ที่ชื่อว่า Todoist
Todoist เป็น Application ที่ใช้หลักการจากหนังสือ Getting Things Done (GTD) ผู้เขียนคือคุณ David Allen
สมองควรใช้สำหรับความคิดสร้างสรรค์ไม่ใช่การจดจำ กล่าวคือเป็นแนวคิดที่ช่วยบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือสำหรับแนวคิดนี้มี 3 อย่างคือ
- To-Do list ใช้สำหรับเป็นศูนย์กลางในการจัดการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด (ผมใช้ Todoist และ Asana)
- Note ใช้สำหรับบันทึกสิ่งต่าง ๆ (ผมใช้ Notion และ Onenote)
- Calendar ใช้สำหรับบันทึกสิ่งที่ต้องทำเพื่อใช้ในการกำหนดเวลาแจ้งเตือนต่าง ๆ (ผมใช้ Google Calendar)
(อ้างอิง https://bowkraivanich.com/to-do-list-getting-things-done/)
มาถึงพระเอกของเราคือ Application ที่ชื่อว่า Todoist
ข้อดีข้อแรกคือเราสามารถใช้ได้หลาย platform ไม่ว่าจะเป็น Android , IOS , Windows , macOS และสามารถเข้าผ่าน Web Browser อย่าง Chrome ได้
ตัว App ออกแบบมาให้ใช้งานง่ายมาก ๆ โหลดเร็วสุด ๆ แม้เราจะใช้งานผ่าน Web Browser และที่สำคัญเราสามารถบันทึกแบบ Offline ได้กรณีที่ไม่มี Internet
อีกอย่างที่ดีงามคือสามารถ link กับ Google Calendar แบบ Real time ไม่ว่าจะเพิ่ม Task ลงใน App ไหน Task ก็ไปโผล่ในอีก App ในทันที
สามารถลองทดลองใช้ได้ที่ https://todoist.com/
ฟรีหรือไม่
Todoist มีทั่ง Version ฟรีและเสียเงินโดยเวอร์ชั่นฟรีก็สามารถตอบโจทย์ในการใช้งานทั่วไปได้แล้ว ส่วนผมเองใช้แบบ Premium ราคาอยู่ที่ 3 USD ต่อเดือนประมาณเดือนละ 100 บาทถือว่าเป็นราคาที่น่ารักจับต้องได้สำหรับประโยชน์ที่ได้รับ
การใช้งาน
ผมไม่ได้ลงรายละเอียดเยอะเพราะการใช้งานค่อนข้างง่ายมาก ๆ อยู่แล้ว แต่จะมาบอกบางส่วนที่สำคัญนะครับ
หน้าตาทั่วไปใน Web Browser (ในอุปกรณ์อื่นแตกต่างเล็กน้อย)
- Inbox เรานึกไอเดียขึ้นมาได้หรือมีงานที่ได้รับมอบหมายให้ใส่ไว้ในนี้ก่อน โดยปรกติถ้าเราเพิ่มรายการใหม่โดยไม่ระบุโครงการมันจะเข้ามาอยู่ในนี้โดยอัตโนมัติ
- Today เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำวันนี้
- Upcoming เป็นรายการที่จะมาถึงในวันถัด ๆ ไป
- Project งานที่มี Task ย่อย ๆ เยอะ เราสามารถแยกเป็น Project ได้เพื่อความง่ายในการบริหารจัดการ ส่วนตัวผมใช้เพื่อในการแยกสิ่งที่ต้องทำตามบทบาทหน้าที่ (อันนี้แล้วแต่ไอเดียของผู้ใช้เลยครับ)
- สามารถมี Sub-Task ใน Task หลักได้
- Comment มีประโยชน์มากสำหรับการทำงานหลายคน ถ้าใช้ส่วนตัวก็ใช้สำหรับ Note ได้ครับ
- สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานนั้น ๆ ได้ทำให้เรามุ่งเป้าทำงานที่สำคัญที่สุดให้เสร็จก่อน
- สามารถใส่ Label เพื่อแยกประเภทของงาน
- การแจ้งเตือน การแจ้งเตือนมีหลากหลายแบบในเราได้เลือกใช้ เช่นเมื่อถึงวันและเวลาที่กำหนด และสามารถแจ้งเตือนก่อนเวลาที่ที่กำหนดได้ และที่เจ๋งสุด ๆ คือแจ้งเตือนเมื่อเราไปถึงสถานที่ที่ตั้งค่าไว้
- การวัดผล ระบบวัดผลที่เรียกว่า Karma เราจะได้คะแนนเมื่อสามารถทำงานได้สำเร็จหรือถ้าเราใช้ function ที่ซับซ้อนขึ้นก็จะได้คะแนนมากขึ้น Level จะสูงขึ้นตามลำดับความเชี่ยวชาญ คล้ายกับการเล่นเกมส์ ทำให้เราสนุกกับภาระกิจของเรามากขึ้น
จากที่ผมใช้ Todolist มาสักระยะหนึ่งถือว่าเป็น Application ที่ใช้งานง่ายและเต็มไปด้วยประสิทธิภาพ ไม่ต้องกลัวว่าจะลืมสมุดจดเพราะเราสามารถเปิด Application นี้ได้ทุกที่
แต่ก็มีข้อเสียบางอย่างเช่นไม่สามารถแสดงผลแบบ Kaban Board ได้ ไม่เหมาะกับโครงการที่ซับซ้อนมาก ๆ แต่ตอบโจทย์สำหรับการใช้งานรายบุคคลหรือกับการทำงานร่วมกันของทีมเล็ก ๆ มากกว่า (ความคิดเห็นส่วนตัว)
แต่อย่างไรก็ตามเครื่องมือไม่ว่าจะออกแบบมาดีแค่ไหนก็ตาม ถ้าเราไม่ใช้ให้ชำนาญตรงวัตถุประสงค์ ก็ไม่สามารถได้ผลลัพย์ที่ดีได้ การเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดคือวินัยในตัวเอง จะต้องฝึกฝนพัฒนา ความสำเร็จที่ต้องการก็อยู่ไม่ไกลครับ
